Erfahrungen aus dem Home Office

Dank Corona befinden wir uns fast alle seit Mitte März im sogenannten Home Office. Mit anderen Worten wir arbeiten Zuhause. Nach mehr als einem halben Jahr wollen wir hier einmal unsere Erfahrungen aus dieser Zeit teilen.

Die Meisten von uns benutzen schon seit Jahren Notebooks, weil wir so flexibler sind. Daher war die Umstellung auf die Arbeit daheim technisch auf den ersten Blick recht einfach. Aber die Herausforderungen stecken wie üblich im Detail. Und die Technik ist ja auch nur ein Aspekt. Die Arbeitsabläufe unterscheiden sich dann doch erheblich von Büroalltag.

Da wäre zunächst die alltägliche Kommunikation. Einfach ins Nachbarbüro gehen und mit den Kollegen reden geht halt nicht mehr. Für einen kurzen Gedankenaustausch eignen sich hier Messengerdienste ganz gut. Aus dem privaten Bereich dürften Ihnen WhatsApp, Telegram oder der Facebook Messenger bekannt sein. Für die Firmenkommunikation haben wir uns schon vor Corona für Trillian entschieden.

Oft ist aber auch eine verbale Kommunikation notwendig. Hier fällt die erste Wahl auf das "klassische" Telefon. Dies kann gut durch Voice over IP und Sprachanrufe im Messenger erweitert werden.
Um auch für Sie, unsere Kunden unter den bekannten Telefonnummern erreichbar zu bleiben, werden die Gespräche von unserer Telefonanlage in der Firma an die einzelnen Mitarbeiter weitergeleitet. Das hat allerdings auch Nachteile. Abgehende Gespräche sind nur auf Umwegen mit den bekannten Nummern möglich. Zudem funktioniert das Vermitteln an Kollegen nicht ohne weiteres.
Hier sind wir noch auf der Suche nach einer zukunftsfähigen Lösung. Diese soll sowohl im Büro als auch im Home Office gut funktionieren. Als Kandidat zeichnet sich hier zur Zeit eine Cloud-Telefonanlage ab. Inzwischen hat auch jeder von uns ein "Diensttelefon". Bei diesem lässt sich die abgehende Nummer so einstellen, dass sie der Büronummer entspricht. Das wird durch einen Telefonanbieter möglich, der eine freie Rufnummer überträgt. Bedingung ist jedoch die Bestätigung der Rufnummer durch einen Kontrollanruf.

Auch wenn wir Zuhause arbeiten, müssen wir dennoch regelmäßig auf Daten oder Rechner im Büro zugreifen können. Dafür haben wir auch schon vor März OpenVPN genutzt. Somit war hier keine Umstellung notwendig. Allerdings ist es jetzt wichtiger denn je, dass dieser Dienst störungsfrei läuft. Im Fehlerfall kann ja nicht mal eben jemand im Büro aushelfen.

Eine große Umstellung sind jedoch Besprechungen oder neudeutsch Meetings. Diese halten wir in Form von Videokonferenzen ab. Dafür verwenden wir die Software Jitsi, die wir inzwischen selbst hosten. Neben einem Chat und direkten Nachrichten bietet Jitsi auch jedem Teilnehmer die Möglichkeit seinen Bildschirminhalt zu teilen. Dank dieser Möglichkeit können auf einfache Weise Neuerungen präsentiert und Probleme besprochen werden.

Wichtig ist dabei allerdings, dass man sich auch mal ohne Grund per Video unterhält. Also eine Art virtuelle Pause. Meist kommen dabei dann doch Inhalte zur Sprache, die man sonst nicht auf dem Schirm hatte.

Neben den Besprechungen ist auch ab und an ein Brainstorming notwendig. Dafür nutzen wir in der virtuellen Gruppe zum Einen den webbasierten Texteditor Etherpad. Dies ist eine Platform um gemeinsam an Texten zu arbeiten. Auch diese Software hosten wir selbst. Zum Anderen nutzen wir ein kollaboratives Online-Whiteboard. Wenn es um Skizzen, Zeichnungen und Diagramme geht ist WBO die Software unserer Wahl.

Seit Jahren verwenden wir schon den TeamViewer für die Unterstützung unserer Kunden. Dieser kommt nun auch zum Einsatz, wenn wir einen Kollegen direkt an seinem Rechner unterstützen müssen.

Eine weitere Lösung, die sich seit Jahren im Datenaustausch mit unseren Kunden bewährt hat, ist Seafile. Dabei handelt es sich um eine Dropbox-Alternative zum zentralen Speichern, Teilen und Synchronisieren von Daten. Diese Lösung hosten wir ebenfalls selbst. Auch in der internen Zusammenarbeit kommt Seafile nun verstärkt zum Einsatz.

Nachdem wir jetzt so viele Tools gesammelt und getestet haben fehlt uns doch noch eine Kleinigkeit: Ein zentrales Board, über welches die verschiedenen Werkzeuge einfach und ohne Suche aufgerufen werden können.

Soweit zu unseren Lösungen für den "Corona-Büroalltag". Gerne teile wir mit Ihnen unsere Erfahrungen ausführlich. Auch bei der Einrichtung der einzelnen Dienste können wir Ihnen behilflich sein. Zögern Sie also nicht einfach bei uns anzufragen.